Les procédures à mettre en place pour être conventionné par le CHRU de Lille.
Plusieurs catégories d'associations exercent ou se domicilient sur le site du CHRU de Lille : il s'agit d'associations dites « culturelles et sociales », « de personnel », « de recherche », « de patients ».

La procédure générale est destinée à améliorer, sécuriser et réglementer les relations entre les associations et le CHRU de Lille.

En effet, il faut maîtriser les risques liés la proximité et à la confusion résultant de l'utilisation des moyens publics et des moyens privés, puisqu'ils ont conduit l'administration fiscale et la chambre régionale des comptes à exercer divers contrôles sur les activités des associations et à engager la responsabilité de leurs dirigeants et des directeurs d'hôpitaux.

La procédure générale va alors permettre de structurer l'activité associative sur le site du CHRU de Lille, mais aussi de préserver l'indépendance des associations, de leur conférer un cadre contractuel protecteur et de les protéger en cas de contrôle, cette démarche étant faite dans un souci de transparence.

La procédure générale est mise en œuvre dès lors qu'une association souhaite se domicilier et/ou exercer une activité au sein du CHRU de Lille, et va se dérouler comme suit :

1.L'accueil de l'association

La délégation à la communication et aux relations avec les usagers se tient à votre disposition, au sein du CHRU de Lille, pour informer les associations sur la nécessité d'obtenir, par leur intermédiaire, les autorisations nécessaires auprès de la direction générale du CHRU. La délégation aux Usagers sera en contact avec l'association tout au long de l'intervention de celle-ci sur le site du CHRU de Lille.

2.La constitution d'un dossier sur l'association

Par la suite, une demande de renseignement est adressée à l'association par la délégation à la communication et aux relations avec les usagers qui va constituer un dossier, ce qui va permettre de connaître l'association afin de déterminer ses besoins.

3.La décision d'intervention ou de domiciliation de l'association au sein du CHRU de Lille

Un avis sur le dossier est transmis au Directeur Général qui accepte ou non l'intervention ou la domiciliation de l'association au sein du CHRU de Lille.

4.La signature d'une convention avant toute intervention de l'association

Dès lors qu'intervient l'acceptation du Directeur Général, une convention est signée entre l'association et celui-ci, régissant toutes les interactions possibles (par exemple : déterminer si est octroyée à l'association une subvention), avant toute intervention de l'association au sein du CHRU de Lille.